Digitale Buchhaltungsprozesse mit individueller Kundenkommunikation
Herausforderung
Eine Treuhand- und Buchhaltungskanzlei wollte ihren gesamten Kunden-Workflow innerhalb von Odoo verwalten, von der Buchhaltung und den Jahresabschlüssen bis hin zu Steuerunterlagen und der Kundenkommunikation.
Obwohl viele Prozesse mittlerweile digitalisiert sind, bevorzugt eine beträchtliche Anzahl von Kunden nach wie vor den Erhalt wichtiger Dokumente per Post. Dazu gehören beispielsweise Steuererklärungen, Jahresabschlüsse, Geschäftsberichte und andere offizielle Dokumente.
Die Herausforderung bestand darin, einen weitgehend digitalen internen Workflow beizubehalten und gleichzeitig Kunden, die traditionelle Kommunikationsmethoden bevorzugen, ein professionelles und individuelles Erlebnis zu bieten.
Lösung
Soludoo hat Odoo um ein Modul für die Kundenkorrespondenz erweitert, mit dem Buchhaltungsexperten personalisierte Anschreiben direkt in ihrem bestehenden Arbeitsablauf erstellen können.
Bei der Erstellung von Dokumenten wie Steuererklärungen, Bilanzen, Erfolgsrechnungen, Jahresberichten oder anderen Kundendokumenten können Benutzer direkt aus Odoo heraus ein individuelles Anschreiben hinzufügen.
Das Anschreiben kann vordefinierte Optionen und Anweisungen mithilfe konfigurierbarer Kontrollkästchen enthalten, wie zum Beispiel:
1. Zur Prüfung 2. Zur Genehmigung 3. Zur Unterschrift 4. Zur Einreichung bei den Behörden 5. Zur Archivierung 6. Zu Informationszwecken 7. Maßnahme erforderlich Dies ermöglicht es dem Buchhaltungsteam, professionelle Dokumentenpakete direkt aus Odoo heraus zu erstellen, ohne zwischen mehreren Systemen wechseln oder Dokumente manuell zusammenstellen zu müssen.
Die gesamte Korrespondenz bleibt mit dem Kundendatensatz verknüpft und kann innerhalb eines zentralisierten Workflows verwaltet werden.
Geschäftsnutzen
- 1
Die gesamte Kundenkommunikation wird innerhalb von Odoo verwaltet
- 2
Keine externen Textverarbeitungsprogramme erforderlich
- 3
Einheitliche und professionelle Kundenkorrespondenz
- 4
Schnellere Erstellung von Dokumentenpaketen
- 5
Geringerer Verwaltungsaufwand
- 6
Verbesserte Nachverfolgbarkeit von Dokumenten
- 7
Bessere Standardisierung im gesamten Unternehmen
- 8
Flexible Unterstützung sowohl für digitale als auch für postalische Kommunikation
- 9
Zentralisierte Kundendaten und Kommunikationshistorie
Resultat
Die Treuhandgesellschaft kann Buchhaltungsprozesse, die Erstellung von Dokumenten und die Kundenkommunikation über eine einzige Plattform abwickeln.
Die Mitarbeitenden sparen Zeit, gewährleisten einen einheitlichen Kommunikationsstandard und können Kunden effizient betreuen, unabhängig davon, ob diese digitale Übermittlung oder den traditionellen Postversand bevorzugen.
Das Ergebnis ist ein moderner Buchhaltungsworkflow, der digitale Effizienz mit dem persönlichen Service verbindet, den viele Kunden nach wie vor schätzen.